¿Estás planificando la organización de un evento internacional y los participantes hablan diferentes idiomas? Aunque puede ser tentador usar el «inglés internacional» como lengua de comunicación, los estudios y la práctica demuestran que esta estrategia puede no tener el efecto deseado. ¿Por qué? El motivo principal es que los participantes tienen inevitablemente diferentes niveles de dominio de este idioma. Y es que este factor tiene un gran impacto en la forma en la que comprenden el mensaje.
Dado que tu objetivo es que todos los invitados sin excepción se sientan cómodos lingüísticamente hablando y, por supuesto, que puedan procesar la información a un nivel más profundo, la mejor forma de conseguirlo es colaborando con intérpretes de conferencias. Los intérpretes son profesionales formados para transmitir hasta los más finos matices de la lengua de forma precisa, y ayudarte a evitar situaciones que pueden resultar un tanto embarazosas. Situaciones como presentarte ante un gran público y no encontrar la palabra adecuada, o arriesgarte a que algunos de los asistentes solo entiendan una parte de la información.
Si es la primera vez que necesitas este servicio y nunca antes has contactado con un intérprete profesional para tus eventos, las semanas previas a la conferencia te recomiendo que tengas a mano la lista dels 3 puntos imprescindibles que te proporciono en este artículo.
1. Lo primero es lo primero: el tema de la conferencia
Cuando te decidas a contactar con un intérprete para tu evento, asegúrate de comunicarle la fecha, la ubicación y el tema de la conferencia. Este último punto es especialmente importante que lo reveles desde el primer momento, ya que podría ser que el profesional con el que has contactado no se sienta cómodo trabajando con ciertas temáticas. ¿Te imaginas tener que hablar sobre centrales nucleares, por poner un ejemplo, si tus principales especializaciones son la odontología y los equipos médicos? Ten en cuenta que muchos intérpretes se especializan en ámbitos del saber muy concretos y ofrecen soluciones personalizadas a sus clientes. Por tanto, asegúrate de que tu intérprete pueda trabajar con la temática del evento.
2. Ofrece soporte al intérprete durante la fase de preparación
La preparación es la mitad del trabajo de un intérprete. El hecho de ser profesional de la lengua no significa que podamos hablar de cualquier tema usando la terminología especializada de ese ámbito como si la conociéramos por arte de magia. Es importantísimo que tengas en cuenta que aquello que puede ser obvio para ti como experto en tu campo, es un mundo totalmente desconocido para otras personas.
Por tanto, proporciónale al intérprete todo el material necesario para que pueda ayudarte: los nombres de los ponentes, sus presentaciones de PowerPoint, los enlaces a sitios web de referencia y, básicamente, cualquier otro documento que tengas y que pueda ayudar al intérprete profesional a entender en profundidad los temas que se tratarán.
No subestimes la importancia de este paso diciéndole al intérprete que «no habrá nada que sea demasiado difícil». Acuérdate: más vale prevenir que curar. O, en otras palabras, más vale enviar un exceso de material para la preparación del intérprete que quedarse corto.
3. Comunica al intérprete cualquier cambio de última hora
Los cambios de última hora son una constante en prácticamente todas las conferencias y eventos en general. Te hablo de cambios en los horarios, en los ponentes e incluso en el texto de las presentaciones. Es crucial que comuniques estos cambios al intérprete con antelación, dentro de lo posible, para que pueda adaptar su preparación a la nueva situación. Por ejemplo, si la noche previa al evento uno de los ponentes ha decidido hablar de un tema que no estaba previsto, asegúrate de que los intérpretes estén al tanto de ese cambio y, si es posible, envíales la nueva presentación o documentación.
Tu intérprete es tu aliado
Cuando trabajes con intérpretes, es esencial que los consideres tus aliados. Su objetivo es que te expreses de la forma más clara y comprensible posible en el idioma o los idiomas de tu público y contribuir así al éxito del evento. Pero para ello necesitan tu ayuda. Cuanta más información les des de antemano, más preparados estarán cuando llegue el gran día. En resumen, no hay duda de que te conviene garantizar una comunicación fluida con los intérpretes de conferencias antes y durante el evento. Si les ayudas, te ayudarán a ti.
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