Cómo hacer una transcripción literal: 6 pasos imprescindibles

Vas a hacer tu primera transcripción literal. Son 15 minutos de audio, así que debería costarte un momento. Quizá un par de minutos más de lo que dura el audio. Le das al Play y al cabo de 10 segundos ya tienes que hacer la primera pausa. ¿Qué ha dicho? Vuelves atrás. Sigues. Pausa. Play. Pausa.

Además, hay partes del audio que no se entienden, ruido de fondo, etc. Por cierto, te han dicho que marques los tiempos y los interlocutores.

Vaya… Parece que te va a costar más tiempo del que pensabas.

📢 ¿Sabías que 1 minuto de audio equivale a unos 5-6 minutos de trabajo de transcripción?

1 min audio = 5-6 min transcripción

Y eso contando que sepas cómo hacer una transcripción literal y que te organices antes de empezar.

En la entrada de hoy te explico todos los aspectos que debes tener en cuenta antes, durante y después de hacer una transcripción literal. Y lo voy a hacer en 6 sencillos pasos que aclararán todas tus dudas.

Por cierto, al final del artículo encontrarás un videotutorial con una transcripción literal en directo.

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📌 1.     Qué es una transcripción literal: definición y características

Hay dos tipos de transcripción: la natural y la literal. La característica principal de la transcripción literal es que debe reproducirse fielmente 🔍 todo aquello que se dice en el discurso oral. Es decir, palabra por palabra.

Si el interlocutor repite palabras, deja frases inacabadas, empieza una frase de una forma y la acaba de otra que no es coherente, duda (em…), etc., no debemos corregirlo, sino que debemos plasmarlo tal cual lo oímos. Tampoco se corrigen errores gramaticales del hablante.

¿Por qué? Porque en la transcripción literal no solo importa aquello que se dice, sino cómo se dice. Este tipo de transcripción se usa en contextos en los que reproducir la exactitud del mensaje es primordial. El ejemplo estrella 🤩 de transcripción literal son los audios o vídeos que hay que presentar ante un juez.

👉 Si quieres obtener más información sobre qué es la transcripción literal y cómo se diferencia de la natural, te dejo un enlace a este artículo del blog.

📌 2.     Qué programas puedes usar para hacer una transcripción literal

En general, la transcripción literal se hace manualmente 🖐. Para mejorar tu eficiencia, te recomiendo que uses un programa de transcripción manual como FTW Transcriber o Express Scribe.

Es cierto que también puedes hacerla simplemente con un reproductor de audio y un archivo Word, aunque te llevará más tiempo.

En cuanto a la transcripción automática, se puede hacer en muy pocos casos, ya que para obtener un buen resultado es necesario que se cumplan unas «condiciones ideales» (que haya un solo interlocutor 👨, que este no tenga un acento marcado 🈶, que la calidad del audio sea buena 🔊 y que no haya ruido de fondo 🎶).

Además, aunque hagas una transcripción automática, tendrás que revisarla y corregirla para adaptarla a los requisitos de una transcripción literal. De todos modos, si quieres probarlo con un programa de transcripción automática, te recomiendo Sonix.

📌 3.     Qué formato debe tener una transcripción literal

Hay varios aspectos que debes tener en cuenta al realizar una transcripción literal. Para ahorrarte tiempo, es importante que los decidas de antemano. A continuación te indico cuáles son.

👨‍👨‍👦 Los interlocutores 

Deberás marcar los interlocutores en cada intervención. Para ello, puedes usar la marca «Interlocutor 1», «Interlocutor 2», etc., o bien indicar directamente el nombre de las personas, si lo sabes o te lo proporciona el cliente.

🕗 Las marcas de tiempo: ¿cómo incluir los tiempos de las interacciones?

Deberás incluir unos tiempos de referencia.

¿Y para qué sirven los tiempos? Básicamente, ayudan a localizar de forma rápida un fragmento de la transcripción en el archivo de audio/vídeo, en caso de que haya que consultarlo.

Hay varias formas de hacerlo. Puedes incluir los tiempos de cada interlocutor (es decir, en cada interacción) o, si lo prefieres, los tiempos cada X segundos o minutos.

Sea como sea, lo importante es que mantengas la coherencia en el formato. Por ejemplo, si usas corchetes y dos puntos [00:13:23] para separar los minutos de los segundos, mantén este sistema a lo largo de transcripción.

🛑 Las marcas de incidencias en la transcripción

En pocas ocasiones encontrarás un audio que se escuche a la perfección palabra por palabra. Es normal que ocurran algunas «incidencias», pero no te preocupes, porque pueden marcarse fácilmente. Te hago un resumen de las situaciones más comunes que te puedes encontrar en una transcripción literal:

• [inaudible]: usa esta marca para señalar que una palabra o una parte del audio no se oye. Puede ser porque hay ruido de fondo, porque suena una alarma, etc.
• [inaudible/ininteligible en el minuto X]: si el fragmento inaudible o ininteligible (usa una de las dos palabras) se encuentra en medio de un párrafo largo, es muy útil que indiques en qué minuto, para que el destinatario de la transcripción pueda localizar rápidamente esa parte del audio.
• [ininteligible]: indica que una parte del audio no se entiende, aunque sí que se escucha. Puede ser a causa de un acento muy marcado, una palabra mal pronunciada, una palabra en otro idioma…
• [conversación superpuesta]: en ocasiones, los interlocutores se pisan al hablar, con lo cual no se entiende exactamente qué dice cada uno.
• [ríe]: también puedes incluir marcas de otros sonidos que puedan ser relevantes, como cuando un interlocutor ríe.
• Otras marcas: recuerda que debes plasmar por escrito las interjecciones (em…, uf…, ah…), las repeticiones (no no ha sabido decirme cómo), las frases inacabadas (Me ha dicho que cuando viniera… Me ha dicho que al llegar lo haría), etc.

📑 ¿En qué formato de archivo se entrega una transcripción?

Puedes entregar la transcripción en formato editable, como Word, o en formato PDF. En cualquier caso, justifica el texto a ambos márgenes y usa un formato coherente para todas las marcas comentadas en el listado anterior.

Si no sabes cómo convertir un Word en PDF, aquí te dejo un enlace donde lo explico.

📌 4.     Realizar la transcripción literal

Ha llegado la hora. Ya lo tienes todo listo para empezar a transcribir. Así que ponte manos a la obra.

Pero antes, deja que te recuerde dos aspectos importantes que pueden ayudarte a ser más eficiente.

Por una parte, la velocidad de reproducción del audio 🚀. En la mayoría de los reproductores puedes modificarla para escuchar el audio más lento. Elige una velocidad que te evite tener que parar el audio muchas veces. Por cierto, la velocidad que configures no siempre será la misma, ya que dependerá de lo rápido que hablen los interlocutores.

Por otra parte, los atajos de teclado. Los programas de transcripción como FTW Transcriber cuentan con atajos de teclado que te permiten aumentar tu eficiencia. Así, podrás pausar o reproducir el audio, incluir los tiempos de forma automática, e incluir las marcas de [inaudible] o los interlocutores con el teclado, sin tener que usar el ratón.

📌 5.     Revisar la transcripción literal

¿Cómo ha ido? Ya tienes el primer borrador de tu transcripción. Ahora debes revisarla (no te recomiendo que la entregues sin repasarla, porque podría haber errores importantes).

Cuando lo hagas, fíjate en estos tres aspectos:

• Pasa el corrector automático. ¡Pero ojo! Corrige solo lo necesario, ya que en una transcripción literal no hay que arreglar errores gramaticales del hablante, por ejemplo. Solo debes corregir despistes ortográficos o errores de tecleo que se te hayan escapado al escribir.
• Revisa que no haya omisiones. Puede pasar. Mientras transcribimos, estamos pendientes de muchas cosas. Por eso podemos dejarnos una palabra o incluso una frase que podrían contener información esencial. Por cierto, te voy a dar un truco para revisar la transcripción más rápidamente si el audio es bueno. Aumenta la velocidad (superior a 1x) para ahorrar tiempo, siempre que puedas entender lo que se dice.
• Repasa las marcas de [inaudible] e [ininteligible]. Después de muchos minutos u horas de transcripción, es posible que no entendamos algo y que sigamos avanzando. Sin embargo, en la revisión (que deberías hacer con la mente descansada) puede ser que te ilumines y que de repente entiendas qué se dice. Así que haz una búsqueda en tu archivo de estas dos marcas (si usas Word, busca con las teclas Control + B) y escucha los minutos específicos para ver si ahora sí que descifras el enigma.

📌 6.     Investigar y consultar las dudas con el cliente

¿Tienes dudas sobre aspectos importantes del audio o vídeo?

Me refiero a nombres propios de personas, de empresas, a palabras extranjeras, etc.

Antes de dar la transcripción por acabada, es importante que las investigues 🕵️‍♂️ y que preguntes al cliente parar confirmar.

Recuerda que en una transcripción literal no puedes inventarte información ni intentar adivinarla.

📌 Ejemplo de transcripción literal: videotutorial en directo

Ahora que ya tienes toda la información por escrito paso a paso, te dejo un videotutorial donde podrás ver una transcripción literal en directo. Comentamos algunos de estos aspectos con más detalle, así que seguro que te sirve. 👇

📌 ¿Necesitas ayuda con una transcripción literal?

¿Qué te ha parecido esta guía de 6 pasos para hacer una transcripción literal con resultado profesional? Espero que la explicación y el vídeo hayan resuelto todas tus dudas para emprender la tarea con éxito.

Y si después de ver cómo se hace y descubrir cuánto tiempo cuesta necesitas que te echen una mano, 👉 te dejo un enlace a nuestras tarifas de transcripción.