Aparte de los mensajes instantáneos, el correo electrónico es el medio de comunicación escrita por excelencia hoy en día. Sobre todo en entornos profesionales.

En mi trabajo, intercambio decenas de correos diariamente, tanto con clientes como con otros profesionales lingüísticos y proveedores. Y si te soy sincera, nunca salgo de mi asombro con algunos de los correos que recibo. Desde los que están vacíos y solo incluyen un archivo adjunto, sin decir nada más, hasta los que están escritos en mayúsculas y con todo el texto pegado.

En el artículo de hoy hablaremos justamente de esto: cómo se escribe un correo electrónico correcto desde un punto de vista lingüístico, pero también agradable para los ojos, legible y comprensible.

Me centraré en los siguientes cuatro aspectos:

  • Qué debemos tener claro ANTES de escribirlo.
  • La estructura de un correo electrónico.
  • Cómo podemos mejorar el formato para resaltar ciertas ideas y facilitar la lectura.
  • Errores típicos que cometemos al escribir correos electrónicos.

Y todo esto lo voy a mostrar escribiendo un correo electrónico aquí, contigo (también podrás verlo en vídeo), para que te quede más claro todavía.

¿Te quedas? Aprende a escribir correos electrónicos claros y profesionales.

📌 ¿Qué debemos hacer antes de redactar un correo electrónico profesional?

1.     El tema del correo electrónico

Antes que nada, debemos tener claro el tema para no irnos por las ramas. Yo voy a redactar un correo en el que enviaré un presupuesto a un cliente.

Tema de mi correo de ejemplo: enviar un presupuesto de un proyecto de traducción.

2.     Destinatario: a quién va dirigido el correo electrónico

El destinatario del texto definirá el lenguaje que usaremos, la forma de tratamiento (formal o informal), el saludo y la despedida. Es importante tener esto en cuenta, porque no todos los correos son iguales.

Destinatario de mi correo de ejemplo: un cliente directo que usa un lenguaje neutro y me ha hablado de tú.

3.     El objetivo del email

¿Qué queremos conseguir? No podemos perder de vista el objetivo, y debemos ser claros si queremos que el destinatario haga algo o nos responda algo concreto.

Objetivo de mi correo de ejemplo: informar sobre un servicio para que el cliente lo contrate.

Ahora, sí, ya podemos empezar a redactar el email.

Cómo escribir un email profesional

📌 Cómo se estructura un correo electrónico

Por una parte tenemos el asunto y, por la otra, el cuerpo del texto la parte principal del correo, que estará dividida a su vez en introducción, desarrollo y conclusión.

📑 ¿Qué debemos incluir en el cuerpo de un e-mail?

Necesitamos un saludo, la parte central del correo y, para acabar, una despedida.

1️⃣ Cómo hacer una introducción de un email

Saluda a tu destinatario y presenta el tema del correo. Te puede resultar útil «imitar» la forma de hablar de la persona que te escribe (por ejemplo: «Estimado X», «¡Hola, X!»). Esta es mi introducción:

Buenos días, Carlos:

Espero que estés bien.

Te escribo para enviarte la propuesta que me pediste ayer (adjunta a este correo).

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2️⃣ Cómo redactar la parte central de un e-mail

Desarrolla los detalles del correo. No te olvides ningún punto que debas mencionar, porque así evitarás intercambiar demasiados correos y la comunicación será más eficiente. Esta es la parte central de mi correo:

Incluye la creación de un glosario especializado de 50 términos, la traducción del texto por parte de un traductor profesional nativo, la revisión de la traducción por parte de un segundo profesional, la gestión del proyecto y un control de calidad final.

En cuanto al plazo de entrega, sería de 10-12 días laborables a partir de la fecha de confirmación del proyecto. Importante: si necesitáis la traducción una semana antes del lanzamiento, sería conveniente empezar el proyecto el 10 de septiembre como muy tarde. De este modo, nos aseguramos de cumplir los plazos y dejar cierto margen para que os podáis mirar los textos.

Antes de pasar a la conclusión, te avanzo que este no es el correo definitivo. Cuando acabe de redactar el correo, le daré unos toques finales que mejorarán muchísimo la legibilidad. Así que sigue leyendo.

3️⃣ Cómo escribir la conclusión de un correo electrónico

¿Qué necesitas que haga el destinatario? Haz una llamada a la acción clara y despídete adecuadamente. Esta es la parte final de mi e-mail.

En el archivo adjunto encontrarás otros detalles y las condiciones del encargo. Por favor, míratelo cuando tengas un momento.

Si te surge cualquier duda, estoy a tu disposición.

Quedo a la espera de tu respuesta.

Un saludo,

Núria

Por cierto, que no se te olvide pasar el corrector automático. Yo te recomiendo que instales la extensión de LanguageTool en tu navegador, porque te corrige mientras escribes, lo cual es muy útil.

💌 ¿Cómo se escribe el asunto de un correo electrónico?

El aspecto más importante del asunto es que debe ser relevante. Es decir, que el destinatario debe saber de qué trata el correo solo con leer el asunto.

Si eres de las personas que ponen simplemente «hola» en el asunto, ha llegado el día de cambiarlo. :)

Este es el asunto que he elegido para mi correo:

Presupuesto de traducción español>inglés | Informe médico | Precio y plazo de entrega

📌 Cómo podemos mejorar el aspecto de un correo electrónico: el formato

Aprovechemos las funciones que nos ofrecen las aplicaciones de correo.

Antes que nada, te recomiendo que escribas párrafos cortos. Además, puedes usar la negrita, el subrayado, colores, incluir listas, etc. Es cierto que algunas de estas opciones de formato (como la negrita y el subrayado) no están destinadas para este fin, desde un punto de vista estrictamente lingüístico. Sin embargo, puedes usarlas para conseguir que tu correo sea más atractivo, claro y fácil de leer.

👉 Ejemplo de un correo electrónico profesional

Ahora voy a transformar el correo que he escrito simplemente con opciones de formato. Te muestro cómo queda:

Ejemplo de un correo electrónico profesional formal

❌ 9 errores típicos al redactar un correo electrónico

¿A quién no se le ha escapado alguno de estos? Toma nota de los siguientes errores para redactar correos electrónicos correctos y profesionales.

  1. En el saludo, un error típico es usar la coma en lugar de los dos puntos:

Buenos días, Carlos,

Buenos días, Carlos:

  1. Otro error típico es omitir la coma del vocativo en el saludo:

Buenos días Carlos:

Buenos días, Carlos:

  1. Después del saludo, no debemos usar minúscula, sino mayúscula:

Buenos días, Carlos,

espero que estés bien.

Buenos días, Carlos:

Espero que estés bien.

  1. Escribir todo el correo electrónico en mayúsculas resulta bastante impactante. De hecho, la persona que lo recibe puede tener la sensación de que le están gritando. Además, dificulta la lectura.

QUIERO UN PRESUPUESTO PARA REFORMAR LA COCINA.

¿Me podría enviar un presupuesto para reformar la cocina?

  1. Escribir todo el correo en un solo párrafo, seguido, dificulta la lectura y la comprensión. Deja respirar el texto, divídelo en varios párrafos cortos, usa listas, etc. Mira la primera parte de mi correo de muestra si la junto toda en un solo párrafo o si la divido:

JUNTO:

Buenos días, Carlos. Espero que estés bien. Te escribo para enviarte la propuesta que me pediste ayer (adjunta a este correo). Incluye la creación de un glosario especializado de 50 términos, la traducción del texto por parte de un traductor profesional nativo, la revisión de la traducción por parte de un segundo profesional, y la gestión del proyecto y un control de calidad final. […]

SEPARADO:

Buenos días, Carlos:

Espero que estés bien.

Te escribo para enviarte la propuesta que me pediste ayer (adjunta a este correo). A continuación, te indico qué incluye:

      • Creación de un glosario especializado de 50 términos
      • Traducción del texto por parte de un traductor profesional nativo
      • Revisión de la traducción por parte de un segundo profesional
      • Gestión del proyecto y control de calidad final […]

Errores típicos de escribir un email

  1. No respetar el hilo de correos es otro error muy común que después nos dificulta encontrarlos, encontrar lo que se ha dicho o acordado, etc.
  2. No dejes el asunto vacío ni pongas un asunto que no sea relevante, como el famoso «hola». Si resumes el tema del correo en el asunto, la otra persona podrá encontrarlo mucho más rápido con una simple búsqueda.
  3. No hagas una pregunta o solicitud sin saludar ni presentarte. Educación ante todo.
  4. Dar información incompleta y escribir decenas de correos con preguntas o comentarios sueltos hace que la comunicación sea muy poco eficiente. Intenta reunir la máxima información posible (o todas las preguntas que tengas) en un solo correo para evitar confusiones, malentendidos y no molestar o interrumpir al destinatario constantemente.

¿Te ha parecido útil este artículo sobre cómo redactar un correo electrónico? ¡Espero que sí! Y si crees que podría ayudar a alguien más, no dudes en compartirlo.